Papierloses Büro: Wie man mit paperless-ngx die Dokumentenverwaltung optimiert (2024)

Mit der Open-Source-Anwendung paperless-ngx auf einem Server, Raspi oder NAS sowie einem Einzugscanner gehört Dokumentenchaos der Vergangenheit an.

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Papierloses Büro: Wie man mit paperless-ngx die Dokumentenverwaltung optimiert (1)

Inhaltsverzeichnis

Per Brief, per E-Mail oder über Apps und Online-Kundencenter: Dokumente finden auf vielen Kanälen den Weg nach Hause. Und wenn man sich nicht um sie kümmert, stapeln sie sich analog in Ablagen, auf Loseblattstapeln sowie digital in Mailpostfächern und auf dem Desktop. Spätestens wenn die Frist für die Steuererklärung naht oder man nach knapp zwei Jahren wissen möchte, ob die defekte Waschmaschine noch in der Gewährleistung ist, rächt sich diese Nichtstrategie. Wohl dem, der seine Dokumente an einer zentralen Stelle verwahrt, bestenfalls digital und gut durchsuchbar.

Die hierarchische Ordnerstruktur eines Dateisystems ist dafür weniger geeignet, als man zunächst annehmen mag: Gehört die Waschmaschinenrechnung in den Ordner Dokumente/Steuer/2024 oder in Dokumente/Rechnungen/Haus/2024? Besser geeignet, um Dokumente nicht nur abzulegen, sondern auch wiederzufinden, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS). In solchen kann man unter anderem virtuelle Etiketten (Tags) an Dokumente anheften, außerdem gibt es eine Volltextsuche und diverse Suchfilter. Einige kommerzielle Dokumentenmanagementsysteme können genau das leisten. Der große Haken: Viele DMS verstecken alle Dokumente, die man in sie hineinwirft, in ihren Datenbanken, aus denen man sie nicht so leicht wieder herausbekommt. Wenn der Anbieter das Produkt einstellt oder die Preise ändert, ist Umzugsstress garantiert.

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Das geht auch anders: Wer sich etwas Heimserververwaltung zutraut, bekommt auch ganz allein mit kostenloser Open-Source-Software eine Dokumentenverwaltung, die für Privatnutzer und kleine Firmen kaum Wünsche offen lässt. Keine Abo-Modelle und volle Kontrolle über die Daten, die auf einem Mini-Server, auf einem Raspberry Pi oder einem NAS ihr Zuhause finden. Großer Beliebtheit unter Dokumentenarchivaren erfreut sich das Projekt paperless-ngx, die Weiterentwicklung von paperless-ng, das wiederum die Arbeit von paperless fortsetzt.

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Papierloses Büro: Wie man mit paperless-ngx die Dokumentenverwaltung optimiert (2024)

FAQs

Wo speichert paperless NGX die Dokumente? ›

Alle Dokumente speichert paperless-ngx in gewöhnlichen Ordnern im Dateisystem und nicht in der Datenbank, sodass man ganz problemlos umziehen kann, wenn das mal nötig sein sollte.

Welches Programm für papierloses Büro? ›

Softwarelösungen für ein papierloses Büro 2024
  • Microsoft Office 365.
  • d. velop.
  • windream.
  • sevDesk.
  • lexoffice.
  • DocuWare.
  • towio.
Mar 26, 2024

Welche Datenbank für paperless NGX? ›

paperless-ngx selbst. Datenbank (Meist Postgres, aber auch MariaDB oder SQLite möglich) Redis (ein Schlüssel-Wert-Speicher, wird für Aufgabenverwaltung genutzt) optional: Tika / Gotenberg (für die Verarbeitung von ganzen E-Mails als eml sowie Office-Dokumenten)

Wie funktioniert paperless? ›

Mit Paperless kannst du nicht nur selbst eine digitale Signatur erstellen und einfügen, sondern auch deinen Kunden den Unterzeichnungs-bzw. Freigabeprozess vereinfachen. Sie müssen nicht mehr das Dokument ausdrucken, unterschreiben und dann wieder einscannen, bevor es wieder zurück an dich geht.

Was kann Paperless NGX? ›

Paperless NGX ist ein freies, offenes und bezüglich Lizenzgebühren kostenfreies Dokumentenmanagementsystem (DMS), das physische Dokumente in ein durchsuchbares Online-Archiv verwandelt. Portunity ermöglicht Ihnen jetzt mit Paperless NGX die digitale Transformation Ihrer Dokumentenverwaltung, ohne großen Aufwand.

Was kostet Paperless NGX? ›

Wir helfen Ihnen bei grundsätzlichen Fragen zur Software Paperless NGX bezüglich Einrichtung und Bedienung. Support wird grundsätzlich je angefangene 15 Minuten zu 35 Euro inkl. MwSt. abgerechnet.

Wie funktioniert ein papierloses Büro? ›

Das papierlose Büro zeichnet sich dadurch aus, dass auf Papierdokumente weitgehend verzichtet wird. Statt dessen wird überwiegend digital mit und an Dokumenten gearbeitet wird. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse, lässt sich die Arbeit effizienter gestalten und zeitgleich Kosten einsparen.

Wie Digitalisiere ich mein Büro? ›

Wichtig für eine unkomplizierte Verwaltung Ihres digitalen Büros ist ein gutes Dokumentenmanagementsystem (DMS). Beliebt sind cloud-basierte Systeme wie Dropbox, Google Drive oder Evernote, die es ermöglichen, auf die Dokumente von mehreren Geräten aus zuzugreifen.

Welches Office Programm für zuhause? ›

Sie möchten die Office-Software privat nutzen, kommt es darauf an, mit wie vielen Personen Sie das vorhaben. Für Einzelpersonen eignet sich das Abo Microsoft 365 Single, das Sie auf bis zu fünf (auch mobilen) Geräten nutzen können. Alternativ können Sie die lokale Software Office 2021 Home and Student nutzen.

Welche App für Paperless-NGX? ›

SwiftPaperless ist eine native iOS-App, die mit der beliebten Dokumentenmanagement-Software Paperless-ngx interagiert. Paperless-ngx wird selbst gehostet und ist daher vollständig datenschutzkonform: Du hast die Kontrolle über Deine Daten!

Welches NAS für Paperless-NGX? ›

Das Dokumentenmanagement Paperless-ngx läuft natürlich auch auf einem NAS eines anderen Herstellers wie QNAP oder ASUSTOR, insbesondere dann, wenn Portainer installiert ist und das NAS eine x64 CPU hat.

Welche Datenbank benutzt Datev? ›

DATEV verwendet für die Datenhaltung den Microsoft SQL Server Express Edition. Die Version ist auf eine Größe von 10240 MB (10 GB) beschränkt und wird in folgenden Umgebungen installiert: Arbeitsplatz-Betriebssystem. All-in-One-Terminalserver.

Wie funktioniert Paperfly? ›

Im Paperfly Webportal lassen sich bereits vorhandene PDF Dokumente einfach importieren, dabei werden alle Eingabefelder automatisch erkannt. PDF Dokumente werden von Paperfly so aufbereitet, dass sie sich problemlos auf Smartphones ausfüllen und bei Bedarf auch unterschreiben lassen.

Wie funktioniert Paperless Post? ›

Versendet werden die Karten ausschließlich online, lediglich in den USA kann man seine Lieben auch mit gedruckten Versionen beglücken. Pro Karte zahlt man mit virtuellen Coins, von denen man netterweise beim ersten Log-In auf der Paperless Post-Seite 25 geschenkt bekommt.

Wie kann man Goodnotes auf mehreren Geräten nutzen? ›

Du kannst alle unsere Produkte sowohl mit GoodNotes 5 als auch mit Goodnotes 6 nutzen. Wenn du Dateien zwischen verschiedenen Geräten synchronisieren möchtest, dann achte nur darauf, dass auf allen Geräten dieselbe Goodnotes Version installiert ist.

Paperless-ngxPaperless-ngxhttps://docs.paperless-ngx.com ›


Paperless-ngx

Paperless-ngx
https://docs.paperless-ngx.com
Paperless-ngx
https://docs.paperless-ngx.com
Paperless-ngx is a community-supported open-source document management system that transforms your physical documents into a searchable online archive so you ca...

Wo speichert Paperless NGX die Dateien? ›

Wenn du nach meinen Anleitungen (z.B. in der paperless-ngx Masterclass) vorgegangen bist, befindet sich diese Datei (docker-compose. env) in dem Unterordner paperless-ngx/config/.

Welche Datenbank für Nextcloud? ›

Nextcloud requires a database in which administrative data is stored. The following databases are currently supported: MySQL / MariaDB. PostgreSQL.

Welche Open Source Datenbanken gibt es? ›

Ähnlich wie bei Open-Source-Lösungen wie WordPress bietet dir eine Open-Source-Datenbank Flexibilität, Skalierbarkeit und Sicherheit auf zentraler Ebene. Noch besser: Tools wie MySQL, MariaDB, PostgreSQL und Redis sind alle quelloffen, beliebt und werden von vielen Webhostern unterstützt.

Was ist eine elektronische Datenbank? ›

Eine Datenbank ist ein elektronisches Verwaltungssystem, das Informationen in Form von Daten beinhaltet. Diese sind so verwaltet, dass sie leicht abgerufen und gegebenfalls geändert werden können. Datenbanken lassen sich außerdem, je nach Inhalt, in weitere Klassen unterteilen.

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Author: Duane Harber

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Name: Duane Harber

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Job: Human Hospitality Planner

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